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视频演示众所周知，传统的人力资源管理模式已经无法满足现代化企业对人力资源管理的需求，由此借助互联网实现信息化人力资源管理势在必行。与此同时，降本增效永远是每个企业所追求的长远目标，因此为了使人力资源管理部门能够从重复繁杂的日常管理事务中解脱出来，从而来提高人力资源管理效率和降低企业管理成本，就非常需要一款适应企业本身发展需求和满足社会信息化要求的有力工具--------人力资源管理系统软件。
那为什么说人力资源管理系统是助力企业降本增效的有力工具呢？其实我们可以从以下几个方面来进行细究。
1.人事档案管理
在传统的人力资源管理模式中，往往是通过人工管理手段来对企业的员工人事档案资料进行管理的。而人工管理方式总是避免不了以下弊端：
第一，占据空间大，易受环境影响。一般来说，当企业处于上升期或者是已经成为一个集团型企业时，所管理的员工人事档案资料肯定会比经营初期相对复杂，这时就需要通过更大的储存空间来进行人事档案资料的存放了。其次，纸质档案容易受到环境因素的影响，类似高温、高湿、强光、有害气体等这些因素都会使纸张发生氧化反应，从而让纸张变得易碎、寿命变短。此外，由于保存时间过长，也容易产生字迹扩散、模糊的现象，而这些都会给纸质的员工档案完整性带来巨大的危险。
第二，管理成本高，查找维护麻烦。对于有些企业来讲，员工人事档案资料可能不仅仅包括劳动合同、员工简历、身份证复印件、证书复印件等这么简单。有些企业可能还会涉及体检报告、员工奖励或处罚资料等纸质数据，所以当企业员工数量超出人力资源部门管理极限时，一般都会采用招聘更多的HR来协助这些事务的管理，这样就会给企业带来额外的人力成本。再者，当员工有部分资料需要修改时，往往会让HR在资料的海洋里找不着北，导致在查找资料和修改资料过程需要花费较长时间。
因此，当企业使用人力资源管理系统时，通过系统中的员工管理能够实现员工人事档案资料的完整管理，并且当需要查找或修改员工资料时，HR既可以点击员工管理花名册中的姓名进行数据穿透来查看和修改员工资料信息；也可以让员工通过系统中的自助服务功能自行修改个人信息，之后通过流程审批，就能实现员工信息资料的自动更新。通过这两种的方式，既能提高HR的工作效率，也能节省因管理资料过多而产生的人力成本和时间成本。
2.考勤管理统计
如今，随着信息化技术的不断发展，以人工统计计算为基础的考勤管理弊端日益显现。首先，在考核方式上，企业多采用传统考勤机来收集员工的考勤打卡情况，而传统的考勤机往往需要人工导出才能看到考勤数据，这对于集团型或者是连锁企业来讲，随时查看各个分子公司或门店的考勤数据和进行数据汇总都是相对比较困难；其次，考勤机导出的考勤数据一般是以excel表格的形式存在的，对于其真实性是无法保证的；此外，针对集团型企业和连锁企业来讲，每个分子公司或门店因业务需要都得部署考勤机，也会加大企业的运行成本。
所以，企业使用人力资源管理系统的好处在于既能实时在线查看每个员工的考勤状态，同时还能自动统计每日、每月的考勤信息，无需分子公司或门店再进行数据的汇总与上报，这样不仅提高了企业在考勤方面的管理效率，而且还能降低企业需要投资的硬件成本。
3.培训管理
当企业规模达到一定程度时，由于需要让员工快速掌握上岗技能或想要进一步提升企业人才综合素质，往往会投放更多的资本在培训管理上，其中就涵盖租赁的场地成本、外聘的讲师成本以及由于场地与企业相离甚远所带来的交通成本。并且当参加培训的人员过多时，也很难形成良好的学习环境和沟通氛围，同时也容易导致培训结果成效不佳。
而人力资源管理系统不同，它不受时间空间的限制，员工能够通过系统中的自助功能实现电脑或手机端的培训课程的学习，从而为企业节省不必要的培训成本；而且企业也能在系统中随时查看员工的培训情况，也能结合培训管理中的考试系统实行对员工培训结果的有效考核，从而提高培训效率。
简而言之，人力资源管理系统软件中能够助力企业降本增效的功能远不止以上提到的这些，因此，企业只有真正将它纳入管理体系中，才能真实体验到其好处，从而更好地推进企业的现代人力资源管理信息化进程。
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