eHR系统解决方案选型全攻略|红海eHR

eHR系统解决方案选型全攻略

2017-03-01

红海云

　　想要找到一套合适的eHR系统解决方案，需要企业为eHR系统解决方案选型制定正确的选型策略以及遵循规范的选型流程。只有这样，才能为企业避免各种陷阱，规避风险，同时还能大大地缩短选型周期、降低成本。

　　【战略篇】

　　策略1：合适的才是最好的

　　选择eHR系统解决方案时，企业必须要对企业自身人力资源管理所处的阶段有清晰认识，并能对未来发展需有所判断。因为“合适的解决方案”、必须立足于企业所处管理阶段的现实，但又能在一定程度上引导与促进企业人力资源管理水平的提升。若盲目追求“最完美的解决方案”，很可能会导致企业为适应解决方案中蕴含的先进管理模式与业务流程，不得不对企业现有管理模式与业务流程进行大规模再造，甚至会直接冲击已形成的核心价值。

　　策略2：不仅仅是选产品.更是选合作伙伴

　　eHR系统解决方案不是一个简单的买来就用的软件产品，其部署过程是一个包含了系统规划、系统实施与二次开发、培训、系统维护与升级、系统应用管理等众多环节的复杂项目管理过程。从而决定了企业在选择解决方案时不能只关注产品本身的特性与价格等，还应该深入了解产品技术框架、供应商的服务能力、供应商业务发展趋势以及公司的发展前景等关于供应商综合实力方面的因素。

　　策略3：引入专业eHR咨询服务商

　　因为精力与专业经验的原因，很多企业往往无法将eHR供应商选型工作顺利开展下去，建议企业考虑引入第三方专业eHR咨询商来帮助完成选型任务。

　　在一段时期内市场上eHR产品与供应商的情况是相对稳定的，但因为信息不对称的缘故，几乎每家企业在选择eHR系统解决方案时，都需要对整个市场与供应商进行一次评估，而供应商也需要为每一家选型企业有针对性地进行技术与商务上的精心准备，这种状况实际上是浪费了双方的资源。而作为专业eHR咨询商，对市场上eHR产品与供应商的实际状况有着深刻了解，能迅速判断出哪几家供应商比较接近企业要求。

　　策略4：避免过度招标

　　企业在选择eHR系统解决方案时，总会遇到大量的供应商参与竞争。激烈的竞争使得企业的需求期望会因为供应商信口开河的承诺变得更高，而企业愿为此付出的费用却因为供应商之间的恶性价格竞争而变得更低，这就是所谓的“过度招标”现象。表面上企业是最大的赢家，实际上它会使得选型导向出现问题，对供应商的评估将会受到一些表象因素的左右，而不能深入客观地判断供应商的综合实力。

　　供应商在“过度招标”状态下做出的种种承诺，往往在获得项目机会后大打折扣，这将为项目的实施与应用留下大量隐患。

　　【战术篇】

　　第1步：成立项目组

　　如果没有专业的eHR咨询商提供服务，建议企业应成立一个3-7人组成的选型项目组。项目组成员除了HR部门的关键业务人员和有经验的IT管理人员外，还应该有企业的管理者代表参与以加强与企业管理层的沟通。一些大型企业在选型时，还会在项目组之外设立独立的“项目指导委员会”，该委员会由具有决策权的高级管理人员组成，负责审批预算、参与合同谈判，并提供来自高层的必要支持。

　　第2步：确定项目目标

　　项目组成之后的首要任务是立足企业实际设定项目建设目标，需要回答下述问题：

　　☆新的eHR系统如何与企业现有IT战略结合?

　　☆需要eHR系统为企业提供什么功能，为什么需要这些功能7

　　☆希望通过eHR项目达到怎样的成效?

　　☆新的eHR系统的业务驱动模型是什么?系统如何对HR业务需求提供全面的支持?

　　在确定eHR项目的建设目标时，既要避免贪大求全，也要避免盲目追赶潮流。

　　●以下是某企业eHR项目建设目标纲要：

　　☆通过eHR系统的建设，引进国内外先进人力资源管理理念并运用到系统中，将国内外最佳的业务实践与本企业的个性需求相结合，提升本企业的人力资源管理水平;

　　☆系统基于Internet技术，与本企业的邮件系统、LDAP系统紧密相连，为将eHR系统建造为本企业的核心信息系统奠定基础;

　　☆通过eHR系统增加人力资源管理工作的透明度，提高人力资源管理人员的_T-作效率，使他们从烦琐的行政事务中解脱出来，更加专注人力资源战略性管理工作;

　　☆建立员工自助服务(Self.Service)平台，让人力资源管理向多层次延伸，使企业不同角色都能参与到人力资源管理活动中，并找到正确的管理位置;

　　☆eHR人事管理系统应涵盖人力资源管理的各个环节，实现人力资源管理工作流转自动化、业务流程规范化、管理工作系统化。

　　第3步：拟定预算

　　拟定预算比较规范的做法是，在与供应商沟通之前，企业先要了解自身过去在lT系统上的投资策略，以便评估企业在IT系统建设不同环节上的投资意愿(也可以参考市场上IT项目建设中规范的成本分摊模式)。与此相对应，在拟定预算时要特别注意将费用至少划分成三部分：软件系统费用、实施费用以及相应的运行环境建设费用。

　　软件费用指软件许可费用及每年的升级维护费用;实施费用则包括了软件配置、数据转换、培训以及定制开发等方面的费用;运行环境建设费用包括了与eHR系统相配套的其它软件系统投入(比如操作系统、数据库、中间件等)以及相应的硬件投入(比如服务器、PC机以及网络环境的升级等)。

　　●Tips：有经验的供应商会有一套比较成熟、规范的报价体系，而实力较弱、缺乏经验的供应商在报价问题上往往表现得很随意，经常会在报价时根据企业预算“看人下菜碟”。因此，根据企业自身的IT投资策略来拟定eHR项目的预算，也有利于通过考察供应商整个报价过程是否规范来判断其实力与经验。

　　第4步：确定项目建设模式

　　对于IT部门力量较强大的企业而言，随着eHR系统解决方案选型工作的不断推进，项目组成员经常会在自行开发还是外包给专业eHR供应商之间艰难选择。如果在选型过程中出现了“自行开发还是外包”的争论，建议项目组成员通过回答以下几个问题来寻找解决办法：

　　☆内部是否能为eHR项目提供所有必需的IT资源?

　　☆HR部门是否有足够的精力与专业知识来完成系统分析与设计工作，并能自始至终指导IT部门的开发工作?

　　☆与企业其它业务系统相比，lT部门将赋予eHR项目怎样的优先权?HR部门能否得到IT部门及时和优质的服务?

　　☆是否有很多特殊要求以至于外部供应商提供的系统不能满足企业70%以上的需求?

　　第5步：供应商初选及RFP的缩写

　　通常，企业习惯于在与供应商接触之前收集尽可能多的信息，一般有以下三种途径：

　　☆请其他已经实施eHR系统解决方案的公司同行推荐;

　　☆通过因特网搜索;

　　☆求助于第三方eHR咨询商。

　　由于市场上的eHR供应商越来越多，企业很容易就能拿到一长串供应商名单。一种有效的办法，

　　就是由企业以RFt(RequestForInformation，需求信息)的形式明确列出一系列供应商必须满足的基本要求(而非详细需求)，并以邮件或电话等方式与候选供应商进行沟通。

　　在对供应商进行初选的同时，项目组应该着手准备RFP(RequestForProposal，需求建议书)。RFP是企业为确保供应商理解项目的需求，在此基础上提供项目建议书而编制的需求规范、主要包括以下内容：

　　☆企业情况概述和HR管理现状;

　　☆项目的建设目标、实施范围、需要支持的员工数量和需要支持的用户数量;

　　☆功能需求描述和性能要求;

　　☆现有lT基础设施环境描述和技术要求;

　　☆项目进度要求;

　　☆对供应商的报价要求(如软件许可费、培训实施费、年度维护费等)：

　　☆供应商已实施过的主要客户名单及联系方式(至少20家以上，其中需要包括一批与项目组要求的规模比较接近或业务背景类似的客户。);

　　☆供应商答复RFP及提交项目建议书的注意事项。

　　●Tips：在企业向供应商索取必要的资料时，许多供应商经常会迫切地要求安排面谈或系统演示。在初选阶段，企业必须拒绝这些请求，因为企业此时并没有完全了解自己的需求，与供应商的深入接触没有实际意义。企业可要求供应商尽可能多提供能表现其优势的资料，并明确告诉供应商，如果对他们提交的资料感兴趣，将会保持进一步的联系。

　　要寻找到合适的eHR系统解决方案，就需要企业制定正确的选型策略和遵循规范的选型流程。这不仅能帮助企业避免各种陷阱，有效规避风险，还能大大缩短选型周期、降低成本。